La réussite d’un évènement corporatif repose sur la qualité de l’équipement audiovisuel. Cela implique un son de qualité pour que les différents intervenants soient parfaitement audibles. À cela s’ajoute un matériel visuel garantissant une bonne prise de vue et un rendu net des images ainsi que des diapositifs. Voici comment garantir la qualité de l’équipement de location.
Que rechercher dans une société de location de matériel audiovisuel ?
La location d’un équipement audiovisuel dans le cadre d’un évènement pro présente plusieurs avantages en termes de flexibilité. Ainsi, il est possible de réaliser des interviews de plusieurs personnes en même temps grâce à un équipement audio et vidéo corporate élaboré. Autrement dit, il n’est pas besoin d’investir lourdement dans un matériel audiovisuel. Les offres de location disponibles notamment sur www.cev.fr répondent aux exigences et s’adaptent à l’évolution du secteur audiovisuel. En sus, les experts en son, vidéo et éclairage usent de leur expertise pour la réussite de tous types d’évènements corporate.
Bien comprendre le contrat de location et ses conditions générales
Un contrat entre le loueur et le locataire s’impose dans le cadre de la location d’équipement audiovisuel. Le document comprend les coordonnées des deux parties :
- nom de la société,
- forme juridique,
- montant du capital,
- immatriculation au registre du commerce et des sociétés,
- Siret,
- adresse.
Le document relate la nature et la date d’effet du contrat, le tarif de location du matériel audiovisuel, le règlement des factures, l’état du matériel audiovisuel. À ceux-là s’ajoutent la durée et la procédure de restitution du matériel, les éventuels frais d’entretien, les impôts, les taxes ainsi que l’assurance assortie à l’équipement audiovisuel. Le loueur et le locataire conviennent également des clauses de vigueur en cas de litige.
Inspecter tout le matériel avant de signer un accord
Le matériel audiovisuel de qualité vise à optimiser l’efficacité des réunions et des évènements pro. Il convient de disposer de l’équipement nécessaire dont un ou plusieurs écrans. L’équipement audio se compose des haut-parleurs qui émettent un volume uniforme dans toute la salle. Quant aux microphones, ils sont placés sur la table des intervenants. Pour plus d’efficacité, les appareils doivent être omnidirectionnels. Le matériel comprend également une connectivité internet performante, capable de gérer un nombre de données vidéo. Il s’avère tout aussi judicieux d’intégrer une technologie Plug & Play pour une connexion facile et rapide. Le recours à un équipement audiovisuel transportable équipe aussi les salles de réunion. Le dispositif permet de se déplacer de salle en salle.
Investir dans une assurance de qualité
La souscription d’une assurance pour le matériel est recommandée dans le cadre de projets tels que les réunions ou les évènements professionnels. Il incombe au loueur de dresser une liste exhaustive du matériel à assurer. Il faudra y stipuler la marque, le prix d’achat, le modèle de chaque appareil. S’ensuit le choix des couvertures en fonction des besoins : responsabilité civile, protection juridique… De nombreux loueurs de matériel audiovisuel préfèrent comparer plusieurs offres émanant de différents assureurs avant de prendre une décision. Le but étant de bénéficier un meilleur rapport qualité/prix.
Une assurance matériel audiovisuel classique couvre notamment les dommages en cas d’inondation, d’incendie, voire de catastrophes naturelles. Elle s’applique également en cas de vol, de perte du matériel. Il ne faut pas omettre les frais indispensables au remplacement de l’équipement, les honoraires juridiques et des conseillers juridiques. En outre, l’assurance matérielle audiovisuelle couvre les frais médicaux ainsi que les blessures subies par les experts amenés à manipuler le matériel.
Le coût d’une assurance matériel audiovisuel dépend de différents facteurs, dont la valeur de l’équipement à couvrir. Autrement dit, des appareils onéreux impliquent une couverture plus longue et un prix plus élevé. Le document sera élaboré en tenant compte des risques éventuels comme les dommages, les incendies, les pannes électroniques ainsi que les garanties… Il est dans l’intérêt du loueur de comparer les offres émanant de différents assureurs. Pour ce faire, il est d’usage de consulter un courtier en assurance. Ce professionnel prodigue en effet des conseils judicieux sur les contrats adaptés aux besoins du locataire et du loueur.
En outre, les plateformes internet dédiées aux compagnies d’assurances affichent les contrats matériels audiovisuels les plus pertinents ainsi que les tarifs proposés par les assureurs. Attention, le loueur devra comprendre tous les tenants et aboutissants du contrat avant de procéder à la signature. Il s’avère judicieux de tenir compte des différentes garanties proposées avant de finaliser la souscription d’un contrat matériel audiovisuel. Une fois le contrat signé, le loueur comme le locataire bénéficient d’une tranquillité d’esprit et peuvent faire marcher les garanties en cas de problème éventuel.